辦公用的特殊打印紙是根據紙的大小和層數進行區分的，例如241-1、241-2，它們代表1層和2層窄行打印紙，當然還有3層4的；381-1、381-2等是常用的寬行打印紙。例如：241-2是指無碳打印紙（也稱為壓敏紙）。它隻能在針式打印機上打印。 241代表：9.5英寸，即紙張的寬度，這種紙張也稱為80列打印紙，這些紙張的主要用途是：出庫/進庫單，報告和收據據。適用於：銀行，醫院等等。

        無碳打印紙，也稱為壓感打印紙，由上紙（CB），中紙（CFB）和下紙（CF）組成。它是利用微膠囊的發色劑與顯色劑層中的酸性粘土發生化學反應的原理，在打印時，通過打印針頭施壓於紙麵，達到顯色效果。常見與常用的顯色層數為2至6層。
         購買無碳打印紙時，請注意紙的外包裝是否損壞，如果外包裝損壞或變形，可能會導致內部紙張顯色。打開外包裝並檢查其內部包裝是否合格，紙張是否潮濕，是否起皺，顯色是否能達到你想要的要求，通常撕下一份然後以正常的字寫方式在上麵寫幾個字，然後看看最後一層的顯色程度，確認打印紙的規格是否是自己所需要的，以免造成不必要的浪費與麻煩。
        打開包裝盒後，請注意，如果長時間不使用，應將其放在原包裝的塑料袋中，以防止受潮，損壞等。如果是無碳複寫類打印紙，需要注意不要受到尖銳物體或外力擠壓，以免引起顯色等影響使用。在使用產品之前，請確認打印機的檔位。進行多層打印時，請盡量不要使用高速打印，以確保打印出的筆跡清晰。文檔的保存應注意各聯應分開保存，如果一定要混在一起存放，應避免擠壓。應避光，防水，防油，防酸，防堿。隻要在適當的環境裏，無碳打印紙的複寫字跡至少可保存在15年。如打印過程中出現卡紙現象檢查打印紙的位置是否適當，是否與拖紙器對齊，打印頭是否已選擇適合紙張層數的位置。